- ESTUDIO PRELIMINAR DE LA INFORMACIÓN:
Antes de crear una base de datos es necesario pensar bien el diseño de la misma, pues, una vez creada y con datos introducidos, es más difícil modificarla. Para ello se debe:
1.- Determinar la finalidad de la base de datos y reunir todos los tipos de información que va a contener.
2.- Distribuir toda la información por asuntos, de forma que cada asunto corresponda a una tabla y que la información no se encuentre duplicada ni dentro de una tabla ni en tablas diferentes.
- CAMPOS, DENOMINACIÓN Y TAMAÑO:
En Access se puede encontrar varios tipos de campos que podrán contener los datos como mejor convenga. A continuación los tipos y su aplicación principal:
- El campo por defecto es de tipo “Texto”, ya que en él se puede almacenar cualquier carácter.
- Si se quiere es almacenar bastante texto, elegir el campo tipo “Memo”.
- Para introducir datos de tipo numérico elegir entre “Numérico” o “Texto”, dependiendo si se desea realizar operaciones matemáticas con ellos o no, respectivamente.
- El campo “Autonumérico” se puede utilizar, por ejemplo, para numerar los registros automáticamente según los vamos introduciendo en la tabla.
- Cuando el campo sólo pueda contener una afirmación o una negación (por ejemplo, un campo que pregunte ¿tiene Vd. hijos?) utilizar el tipo “Sí/No”.
- Los campos “Fecha/hora” que sirven para introducir fechas y horas en diferentes formatos. El campo “Moneda” que utiliza un máximo de 4 decimales y añade el tipo de moneda que se especifique,
- El campo “ObjetoOLE” que sirve para insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de cálculo, una carta, un gráfico, etc.
Una vez pensado el número de tablas y la relación que existirá entre ellas, se pasa a diseñar el tipo de campo que contendrá cada unidad de información.
El nombre del campo debe permitir recordar el contenido que hay en el.
Ej.: El campo que contendrá el nombre y los apellidos de un cliente puede denominarse “Nombre completo”, aunque siempre es recomendable dividir la información y sería más lógico crear dos campos: uno llamado “Nombre” y otro “Apellidos”.
- AHORRO DE MEMORIA EN EL DISEÑO:
Es importante tener en cuenta la velocidad de proceso del ordenador, de forma que, cuanto más grande sea el volumen de información a procesar, menor será la velocidad de proceso.
Se debe diseñar la base de datos de forma que no manejar información irrelevante o innecesaria. Además, ajustar el tamaño de los campos a las necesidades reales
Ej.: Es excesivo asignar al campo “código postal” una longitud de 15 dígitos, pues se sabe que nunca pasará de 5.
- CLAVE PRIMARIA:
Los campos índices los utiliza Access para ordenar y buscar datos en la tabla de una forma rápida. Si una tabla tiene un campo clave, éste siempre será un campo índice.
Para que Access pueda conectar la información almacenada en tablas independientes, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla.
- RELACIONES ENTRE TABLAS:
Las relaciones entre tablas deben crearse de forma que uno o varios campos de una de ellas se relacionen con el campo clave de otra.
Ej.: El pedido 0023 de la tabla principal de clientes debe enlazar con el campo clave “número de pedido” de la tabla de pedidos.
Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:
UNO a UNO:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro y con sólo uno de la tabla relacionada.
Ej.: Este tipo de relación puede ser cuando el campo “CÉDULA” de la tabla principal y el campo “DIRECCIÓN DE TRABAJO” de la tabla relacionada.
UNO a VARIOS:
El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.
Ej.: El campo “CEDULA” de la tabla principal y el campo “NOMBRE DEL HIJO” de la tabla relacionada.
VARIOS a VARIOS:
Un registro de cualquiera de las tablas puede relacionarse con varios registros de la otra tabla. Para establecer una relación de varios a varios es preciso crear una tercera tabla (puente) e incluir en ella los campos de las claves principales de las otras dos tablas.
Ej.: Este tipo de relación se puede dar cuando el campo “NOMBRE” de la tabla principal y el campo “COD-COMIDA” de la tabla relacionada.
- INTEGRIDAD REFERENCIAL:
Las reglas de integridad referencial sirven para asegurarse de que los datos se mantendrán correctamente relacionados y que no se eliminen datos accidentalmente.
Las dos reglas básicas que mantienen la integridad referencial son las siguientes:
- No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados en la tabla primaria.
- No se puede borrar un registro de la tabla primaria, si tiene registros relacionados en la tabla secundaria.
En Access se puede activar la integridad referencial para asegurarse que estas dos reglas se cumplan.
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